会議の活性化はファシリテーション

会議の活性化はファシリテーション

話し合い、会議と聞くと気が重くなる方もいるかもしません。
そんな会議を少しでもスムーズにしてくれる手法がファシリテーション。
ファシリテーションを会議に有効に活用できればとまとめて記載しています。

1.ファシリテーション

ファシリテート(facilitate)
促進する、容易にする、助長する
ファシリテーション(facilitation)
組織において、相互理解を促しながら合意形成し、問題解決を促進する活動
ファシリテーター(facilitator)
ファシリテーションを用いてリーダーシップを図る人

2.ファシリテーションの重要性

日本企業では、強力なリーダーが縦割り組織を率いるのが効率的とされてきました。
近年では組織を構成する従業員の多様化が進んでいます。
そのため権威的に組織を牽引するよりも、チームの和を生み出すリーダーシップが求められるようになってきています。
現在は、個々の価値観や考えを尊重しながら同じゴールへと誘導するファシリテーションの考え方は、会議の場だけにとどまらず、組織運営に必要不可欠となっています。

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3.会議におけるファシリテーター

会議におけるファシリテーター
1.会議の目的を達成するための進行・運営
2.参加者の思考や心理に関与しながら合意形成に至るよう促す
参加者の考えや感情、関係性が変化していくことで最終的な合意を目指します。
ファシリテーターは進行だけでなく、参加者間の相互理解を促進することが重要です。

4.会議がうまくいかない理由

意見がでない
議題に対して他人事と捉えている、意見があっても空気を読んで黙っているなど、当事者意識の薄さ
１.リーダーばかりが話す・話がわかりづらい
発言する隙がない、何を聞かれているのかがわからないと考え発言できない
２.意見を言いづらい雰囲気・話すメンバーの固定化
いつも同じ人が話している、私ではない誰かが言えばいいと考え当事者意識が低い
３.話し合いによる変化が見られない
前にも話し合ったが、何も変わらなかったと、会議の効果を感じられていない
４.その場の雰囲気に流される
強い意見を発する人がいる場合、雰囲気に流されて議論を十分に行えず強い意見が通ってしまう無力感から発言を控える
自分の主張ばかりする
自分の主張に固執して、他者の意見を受け入れない
利害が異なる複数部署が参加する会議では、自部署へのメリット・デメリットの視点から主張が相反することがあります。
感情的になり議論が進まない
自分の意見を否定されると感情的になり、議論の本筋から外れた会話で時間が過ぎる

会議がうまくいかない理由
心理的要因が絡んでいる
議論をするための下地ができていない

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5.会議のプロセス

関係性を築く
議論の前に、まず相手と「会話」を交わして、関係性を築く必要があります。
アイスブレイクを通して、会議の冒頭で、参加者の緊張をほぐして思考を活性化します。
また、相互の考え方や人となりを知って気持ちを通わせます。
目線を合わせる
「対話」をして、問題の本質を共有し、同じ目線で議論を行えるようにします。
対話を通して目的達成に必要な「そもそも論」を話し合い、問題の本質や方向性を明らかにします。
具体化する
会話による土台づくり、対話による柱づくりができいくつかの意見が出たら、目的を達成するための優先順位を決めるなど、具体的な議論ができるようになります。
ファシリテーターは主に、議論の前段階となる対話の促進に貢献します。一人ひとりの意見を引き出し、合意を形成するプロセスに関与することで、円滑で効果的な会議進行を目指します。

6.ファシリテートのこつ

場を仕切らずに客観性を保つ
議論を特定の方向に誘導する、場を仕切るような行為はしない
参加者の意見を深めるような投げかけ
参加者の意見について「何を意味していますか」など定義を確認する
発言の理由や背景を引き出す投げかけ
参加者にない視点を提案する
複雑な問題は、要素ごとに分解して、それぞれについて考えるように誘導する

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看護師ブログ：ねふなHappyワークライフバランスは現役看護師がネフローゼ症候群発症し職場復帰を目指し奮闘する日々を綴っています。
初めて入院にまで至ったネフローゼ症候群について、入院の経緯、療養生活の不安などをお伝えして、少しでも同じ症状の方の療養生活や看護や仕事の悩みの参考になればと思っています。
看護の知識もちょっとずつまとめてアウトプットしています。
また、異業種を約10年働き再び看護師復帰をした経験もあります。
看護師以外の方へも仕事の悩みや日々をHappyに過ごす参考に少しでもなればと思っています。